엑셀에서 잘 알려지지 않은 유용한 기능들

많은 엑셀 사용자들이 모르고 지나칠 수 있는 강력한 기능들을 소개합니다.

데이터를 똑똑하게 채워주는 빠른 채우기(Flash Fill), 원하는 형태로만 데이터를 붙여넣는 선택하여 붙여넣기, 실시간으로 업데이트되는 보고서 작성을 돕는 카메라 도구, 복잡한 텍스트를 손쉽게 분리하는 텍스트 나누기, 중복 데이터를 깔끔하게 정리하는 중복된 항목 제거 등 실질적인 업무 효율 향상에 기여하는 기능들을 자세히 다룹니다.

 

 

1. 빠른 채우기 (Flash Fill) - Ctrl + E

엑셀 2013 버전부터 도입된 기능으로, 패턴을 인식하여 자동으로 데이터를 채워줍니다.

예를 들어, 이름과 성이 함께 있는 셀에서 성만 추출하거나, 날짜 형식 변경 등 다양한 데이터 분리/병합 작업에 유용합니다.

 

사용법 :

원본 데이터 옆 셀에 원하는 결과의 첫 번째 예시를 입력하고 엔터를 누른 후, Ctrl + E를 누르면 엑셀이 패턴을 인식하여 자동으로 나머지 셀을 채워줍니다.

 

2. 선택하여 붙여넣기 (Paste Special)

단순히 데이터를 붙여넣는 것을 넘어, 수식만, 값만, 서식만, 열 너비, 행/열 바꿈 등 다양한 형태로 붙여넣을 수 있습니다.

 

사용법: 

복사(Ctrl + C) 후 붙여넣을 셀에서 Ctrl + Alt + V를 누르거나, 마우스 오른쪽 버튼 클릭 후 "선택하여 붙여넣기"를 선택합니다.

 

3. 카메라 도구

엑셀 시트의 특정 영역을 그림처럼 복사하여 다른 위치에 실시간으로 연결된 이미지로 붙여넣을 수 있습니다. 원본 데이터가 변경되면 이미지도 자동으로 업데이트됩니다. 대시보드를 만들 때 유용합니다.

 

사용법:

• 빠른 실행 도구 모음에 "카메라" 도구를 추가합니다. (파일 > 옵션 > 빠른 실행 도구 모음 > 명령 선택: 리본 메뉴에 없는 명령 > 카메라 추가)
• 캡처하고 싶은 범위를 선택하고 카메라 아이콘을 클릭합니다.
• 붙여넣을 위치를 클릭합니다.

 

4. 텍스트 나누기 (Text to Columns)

한 셀에 콤마(,), 공백( ), 탭 등으로 구분된 텍스트를 여러 열로 분리할 때 사용합니다.

 

사용법: 

분리하려는 텍스트가 있는 열을 선택한 후 데이터 탭 > 데이터 도구 그룹 > 텍스트 나누기를 클릭합니다. 구분 기호나 너비에 따라 분리할 수 있습니다.

 

5. 중복된 항목 제거 (Remove Duplicates)

특정 열 또는 여러 열을 기준으로 중복된 데이터를 쉽게 제거할 수 있습니다.

 

사용법: 

중복을 제거할 데이터 범위를 선택한 후 데이터 탭 > 데이터 도구 그룹 > 중복된 항목 제거를 클릭합니다.

 

6. 데이터 유효성 검사 (Data Validation)

특정 셀에 입력될 수 있는 값의 종류를 제한하거나, 목록에서 선택하도록 하여 데이터 입력 오류를 줄여줍니다.

드롭다운 목록을 만들 때 유용합니다.

 

사용법: 

제한을 적용할 셀을 선택한 후 데이터 탭 > 데이터 도구 그룹 > 데이터 유효성 검사를 클릭합니다. 

설정 탭에서 유효성 조건을 지정할 수 있습니다.

 

7. 이름 정의 (Define Name)

특정 셀 또는 범위에 이름을 부여하여 수식 작성 시 가독성을 높이고, 범위가 변경되어도 수정을 최소화할 수 있습니다.

 

사용법: 

이름을 부여할 셀/범위를 선택한 후 수식 탭 > 정의된 이름 그룹 > 이름 정의를 클릭하거나, 이름 상자(수식 입력줄 왼쪽에 있는 상자)에 직접 이름을 입력합니다.

 

8. 조건부 서식 (Conditional Formatting)

특정 조건에 따라 셀의 서식(글꼴, 배경색 등)을 자동으로 변경하여 데이터를 시각적으로 강조합니다.

 

사용법: 

서식을 적용할 범위를 선택한 후 홈 탭 > 스타일 그룹 > 조건부 서식을 클릭하여 다양한 규칙을 적용할 수 있습니다.

 

9. 텍스트 함수 활용 (TEXT, CONCATENATE/CONCAT, LEFT, RIGHT, MID, FIND, SUBSTITUTE 등)

텍스트 데이터를 조작하고 변환하는 데 매우 유용합니다.

 

• TEXT: 숫자나 날짜를 특정 형식의 텍스트로 변환합니다. (예: TEXT(A1, "yyyymmdd"))
• CONCATENATE 또는 CONCAT: 여러 텍스트 문자열을 하나로 합칩니다.
• LEFT, RIGHT, MID: 텍스트 문자열의 일부를 추출합니다.
• FIND, SEARCH: 특정 문자열의 위치를 찾습니다.
• SUBSTITUTE: 특정 문자열을 다른 문자열로 바꿉니다.

 

10. 표 (Table) 기능 활용 - Ctrl + T

일반 데이터 범위를 "표"로 변환하면 필터링, 정렬, 슬라이서, 구조적 참조(수식에서 열 이름 사용) 등 다양한 이점을 얻을 수 있습니다.

새로운 데이터가 추가될 때 자동으로 표 범위가 확장되어 수식을 다시 적용할 필요가 없습니다.

 

사용법: 

데이터를 선택하고 Ctrl + T를 누르면 "표 만들기" 대화 상자가 나타납니다.

 

 

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