엑셀 데이터 오류 없이 쉽게 입력하는 이름 정의와 데이터 유효성 검사

엑셀에서 데이터 입력을 쉽고 정확하게 만드는 꿀팁 두 가지를 알려드리려고 합니다. 바로 이름 정의와 데이터 유효성 검사 목록 사용법입니다. 이 두 가지 기능을 활용하면 수작업으로 인한 실수를 줄이고 작업 효율을 극대화할 수 있습니다. 

 

1. 헷갈리는 셀 범위에 이름을 붙여주세요! '이름 정의'

엑셀에서 특정 셀 범위를 지정할 때, A1:B10 같은 복잡한 주소 대신 기억하기 쉬운 이름을 붙일 수 있습니다.

이것이 바로 이름 정의입니다.

왜 이름 정의를 사용해야 할까요?

• 가독성 향상: A1:B10 대신 제품목록이라고 부르면 수식을 이해하기 훨씬 쉽습니다.
• 쉬운 사용: 수식을 작성할 때 직접 범위를 드래그하거나 입력할 필요 없이, 정의된 이름을 바로 사용할 수 있습니다.
• 오류 방지: 범위가 변경되어도 이름만 수정하면 되기 때문에 수식 전체를 수정할 필요가 없어 오류 발생 확률이 줄어듭니다.

이름 정의하는 방법

1. 이름을 지정할 셀 범위를 마우스로 드래그합니다.
2. 마우스 우클릭 혹은 수식탭의 이름정의 → 이름 상자에 원하는 이름을 입력하고 Enter를 누릅니다.
   • 팁: 이름은 공백 없이 작성해야 합니다. (제품_목록 또는 제품목록처럼)

!이제 =VLOOKUP(찾을값, 제품목록, ...) 과 같이 훨씬 직관적인 수식을 사용할 수 있습니다.

 

2. 드롭다운 목록으로 데이터 입력 오류를 막으세요! '데이터 유효성 검사'

수작업으로 데이터를 입력하다 보면 '서울', 'seoul', '서울시' 등 동일한 정보를 다르게 입력하는 경우가 생기죠.

데이터 유효성 검사를 사용하면 미리 정해진 목록에서만 데이터를 선택하도록 강제하여 이러한 오류를 원천 차단할 수 있습니다.

왜 데이터 유효성 검사 목록을 사용해야 할까요?

• 일관된 데이터 유지: 오타나 불필요한 공백을 포함한 잘못된 데이터 입력을 막아줍니다.
• 빠른 입력: 드롭다운 메뉴에서 클릭 한 번으로 빠르게 데이터를 입력할 수 있습니다.
• 정확한 분석: 데이터가 통일되어야 피벗 테이블이나 필터링 같은 분석 기능도 정확하게 작동합니다.

데이터 유효성 검사 목록 만드는 방법

1. 드롭다운 목록을 적용할 셀 또는 범위를 선택합니다.
2. 상단 메뉴에서 [데이터] 탭을 클릭한 후 [데이터 유효성 검사]를 선택합니다.
3. '설정' 탭에서 '제한 대상'을 '목록'으로 변경합니다.
4. '원본' 칸에 목록으로 사용할 항목들을 직접 입력하거나, 미리 작성해 둔 셀 범위를 선택합니다.
   • 팁: 항목을 직접 입력할 경우 쉼표(,)로 구분합니다. (예: 서울,부산,대구)
   • 이름 정의 기능을 사용했다면 제품목록처럼 이름을 바로 입력할 수 있어 편리합니다.

!이제 선택한 셀을 클릭하면 작은 화살표가 나타나고, 클릭 시 미리 정의한 목록이 드롭다운으로 표시됩니다.

 

마무리하며

오늘 알려드린 이름 정의와 데이터 유효성 검사 목록은 엑셀 작업의 효율성을 높이고 데이터의 정확성을 보장하는 매우 강력한 기능입니다. 이 두 가지를 함께 사용하면 시너지 효과를 낼 수 있으니, 다음 엑셀 작업부터 꼭 활용해 보세요.