엑셀 파일 '읽기 전용' 설정 및 해제 방법

엑셀 파일을 다른 사람과 공유하거나, 중요한 데이터를 실수로 변경하는 것을 방지하고 싶을 때 유용하게 사용할 수 있는 기능이 바로 '읽기 전용' (Read-Only) 설정입니다.

이 기능은 파일을 열어 내용을 볼 수는 있지만, 변경 사항을 저장하려면 다른 이름으로 저장해야 하므로 원본 파일의 손상을 막을 수 있습니다.

이번 글에서는 엑셀 파일의 읽기 전용 설정 방법과 해제 방법을 상세하게 알려드리겠습니다.

데이터를 안전하게 보호하고 효율적으로 관리하는 데 도움이 될 것입니다.

 

1. 엑셀 파일 '읽기 전용' 설정이 필요한 이유

읽기 전용 설정은 단순히 '수정 금지'를 넘어 다양한 상황에서 유용하게 활용됩니다.

• 원본 파일 보호: 중요한 보고서, 원천 데이터 등 원본 파일이 훼손되거나 실수로 변경되는 것을 방지합니다.
• 배포용 파일: 여러 사람에게 파일을 배포할 때, 내용을 참조하되 원본을 건드리지 않도록 안내하는 가장 직관적인 방법입니다.
• 협업 시 충돌 방지: 여러 사람이 동시에 파일을 열어 작업할 때 발생할 수 있는 저장 충돌을 미리 방지할 수 있습니다. (다른 사용자가 파일을 열어 '읽기 전용'으로 사용하고 있다면, 내가 편집하더라도 원본에 영향을 주지 않습니다.)
• 데이터 무결성 유지: 의도하지 않은 데이터 변경으로부터 파일을 보호하여 데이터의 정확성과 신뢰성을 유지합니다.

 

2. 엑셀 파일 '읽기 전용'으로 저장하는 방법 (권장 방식)

엑셀에서 파일을 저장할 때 읽기 전용을 권장하도록 설정하는 방법입니다.

이 방법은 파일을 열 때 사용자에게 '읽기 전용으로 열겠습니까?'라고 물어보는 방식입니다.

1. 엑셀 파일 열기 및 '다른 이름으로 저장' 선택:
   • 읽기 전용으로 설정하고자 하는 엑셀 파일을 엽니다.
   • [파일] 탭 > [다른 이름으로 저장]을 클릭합니다.
   • 파일을 저장할 위치(예: 찾아보기)를 선택합니다.
2. '도구' 옵션 클릭:
   • '다른 이름으로 저장' 대화 상자가 나타나면, [저장] 버튼 왼쪽에 있는 [도구] 드롭다운 메뉴를 클릭합니다.
   • 하위 메뉴에서 [일반 옵션]을 선택합니다.
3. '읽기 전용 권장' 체크박스 선택:
   • '일반 옵션' 대화 상자가 나타나면 [읽기 전용 권장] 체크박스를 선택합니다.
4. 추가 팁: 이 대화 상자에서는 파일 열기/수정을 위한 암호도 설정할 수 있습니다. 필요하다면 함께 사용하세요.
5. '확인' 클릭 및 파일 저장:
   • [확인] 버튼을 클릭합니다.
   • 다시 '다른 이름으로 저장' 대화 상자로 돌아오면 [저장] 버튼을 클릭합니다. (기존 파일이 있다면 덮어쓸 것인지 물어볼 수 있습니다. '예'를 클릭하세요.)

결과: 이제 이 파일을 열 때마다 "원본 파일을 변경하지 않으려면 '[파일명]'을(를) 읽기 전용으로 여세요."라는 메시지가 나타나고, [예]를 클릭하면 읽기 전용으로 열립니다.

 

3. '읽기 전용'을 강제하는 방법 (파일 속성 변경)

이 방법은 엑셀 내부 설정이 아니라 파일 자체의 속성을 변경하는 것이므로, 파일을 여는 모든 사용자에게 '읽기 전용'을 강제합니다. (단, 사용자가 파일 속성을 다시 변경할 수는 있습니다.)

1. 파일 탐색기에서 파일 찾기:
   • 읽기 전용으로 설정하고자 하는 엑셀 파일이 저장된 폴더를 엽니다.
2. 파일 속성 열기:
   • 해당 엑셀 파일에 마우스 오른쪽 버튼을 클릭합니다.
   • [속성]을 선택합니다.
3. '읽기 전용' 체크박스 선택:
   • '속성' 대화 상자가 나타나면 [일반] 탭의 '특성' 섹션에서 [읽기 전용] 체크박스를 선택합니다.
4. '적용' 및 '확인' 클릭:
   • [적용] 버튼을 클릭한 다음, [확인] 버튼을 클릭하여 대화 상자를 닫습니다.

결과: 이 파일을 열면 자동으로 읽기 전용 모드로 열리며, 저장하려면 '다른 이름으로 저장'해야 합니다.

 

4. 엑셀 파일 '읽기 전용' 해제하는 방법

읽기 전용으로 설정된 파일을 다시 자유롭게 편집하고 저장하고 싶을 때는 다음과 같이 해제할 수 있습니다.

4.1. '읽기 전용 권장'으로 설정된 파일 해제

위의 '2. 읽기 전용으로 저장하는 방법'으로 설정된 파일은 다음과 같이 해제합니다.

1. 엑셀 파일 열기 및 '다른 이름으로 저장' 선택:
   • 해제하고자 하는 엑셀 파일을 엽니다. (이때 '읽기 전용으로 열겠습니까?' 메시지가 나오면 '아니요' 또는 '취소'를 선택하여 일반 모드로 엽니다. 만약 '예'를 눌러 읽기 전용으로 열었다면, 변경 후에는 '다른 이름으로 저장'해야 합니다.)
   • [파일] 탭 > [다른 이름으로 저장]을 클릭합니다.
   • 파일을 저장할 위치(예: 찾아보기)를 선택합니다.
2. '도구' > '일반 옵션' 클릭:
   • '다른 이름으로 저장' 대화 상자에서 [도구] > [일반 옵션]을 클릭합니다.
3. '읽기 전용 권장' 체크박스 해제:
   • '일반 옵션' 대화 상자에서 이전에 선택했던 [읽기 전용 권장] 체크박스의 체크를 해제합니다.
4. '확인' 클릭 및 파일 저장:
   • [확인] 버튼을 클릭합니다.
   • [저장] 버튼을 클릭하여 기존 파일을 덮어씁니다. (덮어쓸 것인지 물어보면 '예'를 클릭하세요.)

결과: 이제 이 파일을 열 때 더 이상 '읽기 전용 권장' 메시지가 나타나지 않으며, 일반적인 방법으로 편집하고 저장할 수 있습니다.

4.2. 파일 속성으로 설정된 '읽기 전용' 해제

위의 '3. '읽기 전용'을 강제하는 방법'으로 설정된 파일은 다음과 같이 해제합니다.

1. 파일 탐색기에서 파일 찾기:
   • 해제하고자 하는 엑셀 파일이 저장된 폴더를 엽니다.
2. 파일 속성 열기:
   • 해당 엑셀 파일에 마우스 오른쪽 버튼을 클릭합니다.
   • [속성]을 선택합니다.
3. '읽기 전용' 체크박스 해제:
   • '속성' 대화 상자가 나타나면 [일반] 탭의 '특성' 섹션에서 [읽기 전용] 체크박스의 체크를 해제합니다.
4. '적용' 및 '확인' 클릭:
   • [적용] 버튼을 클릭한 다음, [확인] 버튼을 클릭하여 대화 상자를 닫습니다.

결과: 이 파일을 열면 더 이상 읽기 전용 모드로 열리지 않고 일반적인 편집 및 저장 권한을 가지게 됩니다.

 

 

엑셀 파일의 읽기 전용 설정 및 해제는 데이터를 안전하게 관리하고 다른 사용자와 협업할 때 발생할 수 있는 문제를 예방하는 데 매우 중요한 기능입니다.

특히 중요한 원본 파일이나 배포용 문서를 다룰 때 이 기능을 적극적으로 활용하여 불필요한 오류를 줄이고 작업 효율성을 높여보시기 바랍니다.

이제 여러분의 엑셀 파일은 더욱 안전하게 보호될 것입니다!